項目管理云服務(wù)平臺Clarizen近期一項研究發(fā)現(xiàn)，目前美國員工每周要開4.5個小時會，同時要花4.6個小時為開會做準備。員工在會議上花費的時間變得比以往任何時候都多，四年前人們每周在工作會議上花的時間是4小時。不過重點是，超過1/3的受訪者認為這些會議根本就是沒必要的。同樣根據(jù)智聯(lián)招聘公布的2015年白領(lǐng)平均參會時間統(tǒng)計結(jié)果顯示，三成職場人員認為自己參加的會議毫無意義。（大同人才網(wǎng)m.partybikebusiness.com）
所以在這里，我們再次討論提高會議效率該注意的“組織紀律”，希望你生命中的這些4.5小時的片段不被白白浪費掉。
1. 主會人的作用不僅僅是發(fā)起會議這么簡單，你要把控會議進度和方向。如果會議規(guī)模是5個人，你還可以自己去組織他們參加，但如果參會人超過20人你干脆讓別人來協(xié)調(diào)開會這件事兒，自己則應(yīng)該把有限的精力放在如何掌控會議方向上。參會者說話不合時宜或者偏離主題，主會人要及時發(fā)現(xiàn)；在大家討論遇冷的時候及時拋出意見，刺激團隊頭腦風(fēng)暴；及時發(fā)現(xiàn)小組成員的困惑或誤解，私下溝通。
2. 秘書的工作也不僅僅是做會議紀錄這么簡單，你是落實會議的重要環(huán)節(jié)。員工每天輾轉(zhuǎn)于各個會議中，會議室也分時間段被各種主題的會議排滿。每次開會的主題內(nèi)容總是轉(zhuǎn)瞬即逝，因此簡明扼要的會議紀錄將會在未來的執(zhí)行過程中起指導(dǎo)作用。那么做會議紀錄的人將會成為你思想表達的工程師、分析師或是銷售員，可見找個文筆好理解能力強的秘書多么重要。
3. 充分發(fā)揮“開會”這種形式的長處進行信息共享。如果開會時總是主會人在不斷下發(fā)命令、安排計劃，參會者感受到的參與度就很低，也會降低對會議內(nèi)容的關(guān)注程度。所以如果你主持會議，一定保證預(yù)留與部分時間讓大家發(fā)表意見，帶動參會者參與討論。通用首席執(zhí)行官瑪麗·巴拉（Mary Barra）十分注重為每個人提供表達想法的機會，甚至有意地讓不同知識背景、不同理念的人坐在同一張會議桌上進行討論，充分聽取差異化人才的建議。
4. 鼓勵員工自己設(shè)定工作目標。相比于被動地接受命令執(zhí)行工作，主動情緒更能營造健康的辦公氛圍，同時也讓員工更加積極地完成任務(wù)。員工精力會被更多地花費在克服困難上，而不是尋找拖延的借口。領(lǐng)導(dǎo)者在者當中發(fā)揮的作用就是督促員工給自己允諾下的工作目標定下時間期限。任何工作都要有明確的完成期限，和進度表。
擁有35年培訓(xùn)經(jīng)驗的企業(yè)管理顧問保羅·阿克斯特爾（Paul Axtell）說，員工都希望自己在老板面前表現(xiàn)得很可靠，因此更有動力去完成親口承諾的事情，但要注意要求他們在給這個承諾加一個時間限制，讓這個承諾無懈可擊。
5. 幻燈片、演示文稿不一定是好的表達方式。當一個PPT開始播放時，人們的思維也會被變換的圖片所吸引而限制發(fā)散性的思考。但是開會的目的難道不是為了討論工作計劃嗎？幻燈片這種容易分散精力的展示方法已經(jīng)開始被很多管理者嫌棄了，亞馬遜、雅虎、Facebook等公司的CEO帶頭摒棄繁復(fù)的演示方法，瑞士甚至為此成立了一個反PPT的政黨APPP（Anti PowerPoint），呼吁舉行全民公決禁止使用PPT。
6. 快停止點名簽到，這會讓參會者感到壓抑。會前點名讓大家覺得你在等著抓他們的錯誤，會形成一種被操控的感覺。如果你期待接下來的氣氛是平等對話、輕松表達和頭腦風(fēng)暴，就在開局奠定一個愉悅的基調(diào)。那對于那些開會遲到的人怎么處理呢？從效率的角度看當然不能對這種行為置之不理，散會時候私下提點一句好了。大同人才網(wǎng)m.partybikebusiness.com，大同的人才市場。
這六個措施完成起來都不難，但做到這些則會讓人更愿意走進會議室更愿意參加會議。刺激討論、鼓勵創(chuàng)新，讓開會不再是一種浪費時間的模式，而是能獲得實際結(jié)果。
