如何在30秒內(nèi)，做好工作匯報(bào)？

2019-03-26 11:01:08 閱讀量：532

知名咨詢公司麥肯錫，有這樣一條規(guī)定：

員工講任何業(yè)務(wù)，都要在30秒內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，然后給上司30秒時(shí)間作出判斷。在麥肯錫內(nèi)部，叫“30秒電梯理論”。

主要是為了提醒員工，工作溝通必須簡(jiǎn)單、有效，如果在30秒內(nèi)講不清楚，就說(shuō)明沒(méi)有把握到工作重點(diǎn)。

那么，如何用30秒講清楚工作內(nèi)容？麥肯錫公司總結(jié)了3個(gè)要點(diǎn)：

要點(diǎn)一、現(xiàn)狀的掌握情況；

要點(diǎn)二、對(duì)現(xiàn)狀的解釋及理由；

要點(diǎn)三、結(jié)論，以及解決方法。

接下來(lái)，我們通過(guò)一個(gè)例子加深理解。

假設(shè)你接到一位重要客戶的投訴，必須立刻向上級(jí)報(bào)告。就可以這樣應(yīng)用：

先講你對(duì)現(xiàn)狀的掌握情況：

某公司負(fù)責(zé)人趙總，認(rèn)為我們工作的進(jìn)展緩慢。

接著講對(duì)現(xiàn)狀的解釋和理由：

我們是按照預(yù)定計(jì)劃進(jìn)行的，對(duì)方也同意了，可能什么地方發(fā)生了誤會(huì)。但這樣下去會(huì)破壞客戶對(duì)我們的信任，也不利于整體工作進(jìn)展。

最后講出你的結(jié)論以及解決方法：

我建議和對(duì)方負(fù)責(zé)人重新確認(rèn)一下整體流程，我們先在公司內(nèi)部開(kāi)個(gè)會(huì)，然后定個(gè)時(shí)間和對(duì)方見(jiàn)面聊一下。

這3點(diǎn)是匯報(bào)工作前的思考過(guò)程。而實(shí)際工作中，應(yīng)該先告訴對(duì)方結(jié)論，然后再告訴對(duì)方理由，順序可以變更為：從結(jié)論到理由。

這個(gè)例子就可以這樣說(shuō)：

經(jīng)理，我們能否開(kāi)個(gè)內(nèi)部會(huì)議，定一下與某公司負(fù)責(zé)人趙總的見(jiàn)面時(shí)間？

因?yàn)閯倓偨拥节w總投訴，認(rèn)為我們工作進(jìn)展緩慢。但我們工作都是按照約定計(jì)劃進(jìn)行的，對(duì)方也同意過(guò)，可能是哪里出了誤會(huì)。

這樣下去容易影響客戶對(duì)我們的信任，也不利于整體工作進(jìn)展。

像這種簡(jiǎn)單的信息，就算慢慢地說(shuō)，也只需要30秒。

當(dāng)然，30秒只是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，并不意味著一定要限制在這么短的時(shí)間內(nèi)。

關(guān)鍵在于，將傳達(dá)的信息集中在真正重要的3件事兒上，讓對(duì)方更容易理解。

再舉個(gè)例子，領(lǐng)導(dǎo)突然找你，問(wèn)你項(xiàng)目進(jìn)度，你可以這樣說(shuō)：

結(jié)論：

目前項(xiàng)目已經(jīng)到了最后階段，客戶方面對(duì)整體結(jié)果非常滿意，只有一些細(xì)節(jié)需要再優(yōu)化一下，有3個(gè)人在做最后的收尾工作，其他人已經(jīng)開(kāi)始新項(xiàng)目。

對(duì)現(xiàn)狀的解釋和理由：

因?yàn)檫@項(xiàng)工作始終是按照最初計(jì)劃進(jìn)行，所以一直沒(méi)出現(xiàn)過(guò)大問(wèn)題，而且有希望比原定計(jì)劃提前完成，客戶對(duì)我們也越來(lái)越信任。

現(xiàn)狀的掌握情況：

現(xiàn)在我們?cè)诘却蛻舻姆答佉庖?jiàn)，看看是否有需要再完善的地方。

當(dāng)然，這是比較籠統(tǒng)的說(shuō)法，你可以按照實(shí)際工作內(nèi)容再展開(kāi)細(xì)節(jié)。

重點(diǎn)是養(yǎng)成把先說(shuō)結(jié)論，一次講清楚三個(gè)要點(diǎn)的習(xí)慣，清晰、簡(jiǎn)潔、直擊重點(diǎn)。

補(bǔ)充一句，這也是領(lǐng)導(dǎo)能力的基本要求。

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